Effectieve To Do Lijst

5 minuten leestijd 2 jaar geleden 0 reacties Slimmer ondernemen

We kennen het allemaal. De welbekende To Do lijst. Je schrijft op wat je wilt uitvoeren en vervolgens ga je puntsgewijs alle punten af. Daarnaast zijn er tal van apps, websites en andere oplossingen voor een effectieve en efficiënte To Do lijst. Maar degene die ermee moeten werken zijn wijzelf.

effectieve to do lijst

Ik zal voor mezelf spreken. Ik had voorheen een actielijst / To Do lijst voor een hele maand. Maar deze lijst was niet leidend. Sterker nog voor mijn bedrijf, studie, privé en hobby’s heb ik verschillende To Do lijsts. Het maken en opschrijven van de acties dat ging met goed af. Maar wat moet ik nou met 4 verschillende lijsten? Conclusie is dat het nauwelijks werkt. Natuurlijk voerde ik veel van mijn acties wel uit, maar ik had niet het idee dat ik hier veel efficiënter van werd.

Momenteel heb ik een methode aangenomen die voor echt voordeel heeft opgeleverd. Ik ben veel effectiever en efficiënter in het uitvoeren van mijn taken en ik heb een duidelijk overzicht. Kortom ik doe veel meer in minder tijd. Het volgende voer ik uit:

  1. Braindump van alle taken
  2. Categoriseren van alle taken
  3. Prioriteiten koppelen aan mijn acties
  4. Onderscheid tussen een maand en week To Do lijst maken
  5. Uitvoeren van de taken

Stap 1: Braindump

Eén keer per week schrijf ik een maand- en- week To Do lijst. Uiteraard veranderen veel taken doordat ik ze of heb uitgevoerd of er komen taken bij. Door een vast moment in te plannen richt ik mijn volledige focus aan dit moment. Het gaat niet tussendoor dus ik kan me er volledig aan toewijden.

Ik trek er een uur voor uit en ik pak een blanco A-4 papier of document. Hier schrijf ik alle mogelijke taken op die in me opkomen. Hierbij denk ik zeker nog niet in categorieën. Dit bevorderd namelijk niet hetgeen wat ik mijn hoofd heb zitten. Het doel is om alles wat ik in mijn hoofd heb over uit te voeren acties om dit op papier te zetten. Je kunt dus alle mogelijke acties op papier zetten. Ik zal een voorbeeld geven van mezelf:

  • Boodschappen doen
  • E-mails schrijven voor autoresponders
  • Salescontacten nabellen
  • Offertes van klanten schrijven
  • Was doen
  • Tennissen
  • Onderzoeksgegevens uitwerken
  • Tuin aanvegen
  • Stofzuigen
  • Ramen lappen
  • Afspraak met sparringpartner voor scriptie
  • Bezoek aan klant X
  • Blogbericht X schrijven
  • Printerinkt bestellen
  • Facturenstroom bekijken
  • Afspraak maken met boekhouder
  • Scriptie uitschrijven

Zo zie je dat ik verschillende taken hebben. Binnen een uur heb ik een braindump op papier. Deze sessie doe ik elke week op een vast moment. Het effect hiervan is dat het rust geeft in mijn hoofd. Ook hoef ik me minder te laten door de waan van de dag. Ik neem de controle over mijn taken.

Stap 2: Categoriseren van alle taken

Nu ik alles op papier heb gezet dan ga ik de hoofdcategorieën aanbrengen. Je brengt je taken onder in een hoofdonderwerp. Voor mijn eigen To Do lijst geldt dan het volgende:

Huishouden

  • Was doen
  • Boodschappen doen
  • Tuin aanvegen
  • Stofzuigen
  • Ramen lappen

Studie

  • Scriptie uitschrijven
  • Onderzoeksgegevens uitwerken
  • Afspraak met sparringpartner voor scriptie

Werk / Websitemakers

  • Bezoek aan klant X
  • Blogbericht X schrijven
  • Afspraak maken met boekhouder
  • Printerinkt bestellen
  • E-mails schrijven voor autoresponders
  • Salescontacten nabellen
  • Offertes van klanten schrijven
  • Facturenstroom bekijken

Hobby

  • Tennissen

 

Stap 3: Prioriteiten koppelen aan de acties

In dezelfde lijst geef je de prioriteiten aan. Makkelijk door te werken met cijfers. 1 betekent hoge prioriteit en vandaag uitvoeren, 2 betekent middelmatige prioriteit en deze week uitvoeren en 3 betekent lage prioriteit en deze maand uitvoeren. In mijn eigen To Do lijst komt het er dan als volgt uit te zien:

Huishouden

  • Was doen 1
  • Boodschappen doen 2
  • Tuin aanvegen 2
  • Stofzuigen 1
  • Ramen lappen 3

Studie

  • Scriptie uitschrijven 3
  • Onderzoeksgegevens uitwerken 1
  • Afspraak met sparringpartner voor scriptie 1

Werk / Websitemakers

  • Bezoek aan klant X 1
  • Blogbericht X schrijven 2
  • Afspraak maken met boekhouder 1
  • Printerinkt bestellen 2
  • E-mails schrijven voor autoresponders 3
  • Salescontacten nabellen 1
  • Offertes van klanten schrijven 1
  • Facturenstroom bekijken 2

Hobby

  • Tennissen 1

 

Stap4: Onderscheid tussen maand en week To Do lijst maken

Nu je de prioriteiten aan je taken hebt gekoppeld, kun je gemakkelijk de verdeling maken tussen een week en maandplanning. De prioriteiten die je met de nummers 1 en 2 hebt gemarkeerd voeg je toe aan de week To Do lijst. De overige prioriteiten voeg je toe aan de maand To Do Lijst. De To Do lijsts komen er dan als volgt uit te zien:

Week To Do lijst

Huishouden

  • Was doen 1
  • Boodschappen doen 2
  • Tuin aanvegen 2
  • Stofzuigen 1

Studie

  • Onderzoeksgegevens uitwerken 1
  • Afspraak met sparringpartner voor scriptie 1

Werk / Websitemakers

  • Bezoek aan klant X 1
  • Blogbericht X schrijven 2
  • Afspraak maken met boekhouder 1
  • Printerinkt bestellen 2
  • Salescontacten nabellen 1
  • Offertes van klanten schrijven 1
  • Facturenstroom bekijken 2

Hobby

  • Tennissen 1

Maand To Do lijst

Huishouden

  • Ramen lappen 3

Studie

  • Scriptie uitschrijven 3

Werk / Websitemakers

  • E-mails schrijven voor autoresponders 3

 

Stap 5: Uitvoeren van de taken

Na ongeveer een uur heb je alle mogelijke acties in kaart gebracht. Je hebt een maand en week To Do lijst. Wat dan overblijft is het uitvoeren van je taken. Streep ze af op je overzicht en na een week kun je weer nieuwe To Do lijsts maken.

Voordelen van het werken met deze methode zijn:

  • Het geeft rust in je hoofd
  • Je hebt overzicht en structuur
  • Het afstrepen van taken geeft je het gevoel dat je taken hebt afgerond
  • Je hebt inzicht in je eigen efficiëntie
  • Je wordt efficiënter
  • Je laat je minder leiden door de waan van de dag

Zo zijn er meerdere voordelen te bedenken, maar ik hoop dat je er iets aan hebt.

Succes en werkse!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Ik ben al sinds 2012 bezig met online ondernemen. Wat startte als één webshop werden er meerdere en na enkele jaren dacht ik dat ik wilde beginnen met het realiseren van webshops en websites voor anderen. WebsiteMakers.nl was geboren. Ik schrijf regelmatig blogs over marketing, slimmer ondernemen, social media, SEO, SEA en Wordpress.

Geef een reactie